I detta dokument förklarar vi hur vi använder dina personuppgifter samt tydliggör vårt ansvar för att skydda dina rättigheter och din integritet.
PARTER
I avtalstexten nedan kallas Timekeeper, Björn Lundén AB, 556293-9982, Kastellvägen 21, 82455 Hudiksvall, för ”Timekeeper” och du/ditt företag som är den registrerade organisationen hos Timekeeper för ”Kunden”. De tjänster som du faktureras för kallas nedan ”Tjänsten”. Du som är användare med inloggningsuppgifter till Tjänsten kallas för ”Användaren”. Detta avtal kallas för ”Integritetsavtalet”. Godkännande av Integritetsavtalet utgör en överenskommelse mellan Timekeeper och Användaren. Användningen av tjänsten innebär att Användaren samtycker till Integritetsavtalet. Timekeeper är personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter i Tjänsten. Kunden är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina uppgifter i Tjänsten. I Tjänsten finns en eller flera kontoägare med rollen ”Administratör” som är företrädare för Kunden och ansvarig för de användare och personuppgifter som instrueras till Timekeeper att behandla.
BEHANDLING SOM TIMEKEEPER ÄR PERSONUPPGIFTSANSVARIG FÖR
Timekeeper är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med oss när du:
• beställer Tjänsten
• får inloggningsuppgifter och blir användare av Tjänsten
• kontaktar oss vid frågor
• besöker vår webbplats
När du beställer Tjänsten samlar vi in dina kontaktuppgifter och företagsuppgifter. Alla användare har registrerade kontaktuppgifter, inloggningsuppgifter samt onlineidentifikationer hos oss för att kunna använda Tjänsten. Har du en fråga eller kontaktar oss gällande något annat ärende kan mängden personuppgifter och vilka det är variera beroende på vilken kommunikationskanal som används. Kategorier av personuppgifter är oftast kontaktuppgifter, onlineidentifikationer, företagsuppgifter samt ärendet i sig som ostrukturerat material, vilket kan innehålla personuppgifter du valt att dela med oss. Vi använder cookies på webbplatsen för att förbättra din användarupplevelse samt mäta statistik.
BEHANDLING FÖR VILKEN DU SOM KUND ÄR PERSONUPPGIFTSANSVARIG
All behandling av personuppgifter i Tjänsten är du som Kund personuppgiftsansvarig för. Timekeeper är personuppgiftsbiträde och vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att du ska känna dig trygg med att dina insamlade personuppgifter ska behandlas säkert och enligt lagen.
BEHANDLING SOM SKER NÄR PERSONALLIGGARE I TJÄNSTEN FÖRS PÅ ARBETSPLATS
När du som Kund, genom att använda personalliggaren i Tjänsten på en arbetsplats, uppmanar underentreprenörer att använda systemet för att registrera sig i personalliggaren är underentreprenören personuppgiftsansvarig för sin personals uppgifter. Du som Kund är då personuppgiftsbiträde för underentreprenörens personuppgiftsbehandling, och behöver ingå ett personuppgiftsbiträdesavtal med underentreprenören.
VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Timekeeper samlar in personuppgifter om dig som användare och kund för att kunna tillhandahålla Tjänsten, fullgöra åtaganden gentemot dig enligt avtal, samt ge dig bästa möjliga upplevelse av både Tjänsten och vår webbplats. Det behövs för att vi ska kunna identifiera dig, administrera ditt konto, för statistiska ändamål och för direktmarknadsföring (vilket du kan avregistrera dig från). De personuppgifter som samlas in vid beställning behövs för att hantera ordern, fakturera och skicka inloggningsuppgifter till dig. Alla användares personuppgifter behövs för att kunna ge dig tillgång till Tjänsten, för att du ska kunna använda Tjänsten, kunna identifiera dig samt veta vilka användare och kunder som använder Tjänsten. När du kontaktar oss via någon av våra kommunikationskanaler används informationen om dig för att kunna hantera ärendet, kunna kontakta dig och bidrar till att förbättra vår service genom att spara ärendet vid återkommande frågor. Besöker du www.timekeeper.se samtycker du till att vi använder cookies för behandlingen av dina uppgifter.
DELNING AV PERSONUPPGIFTER
I användningen av vissa program eller funktioner i programmen kan vi komma att dela personuppgifter med underleverantörer till Timekeeper både inom och utanför EU/EES. Leverantörerna har motsvarande skyldigheter gällande behandlingen av personuppgifter som du som kund avtalat med oss. När du kontaktar oss använder vi oss av underleverantörer. Dessa underbiträden och deras plats för behandlingen listas nedan. Väljer du att aktivera en integration till ditt konto i Tjänsten kommer vi att dela de personuppgifter som den integratören kräver, vilket då sker på din begäran. Vi delar inte personuppgifter med någon annan part.
UNDERBITRÄDEN FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
Kontakt via hjälpwidget i Tjänsten - Zendesk USA (Privacy Shield)
Kontakt via e-post - Zendesk USA (Privacy Shield)
Kontakt via telefon - Telia Sverige
CRM - Onepage CRM USA
Nyhetsbrev - Mailchimp USA
LAGRINGSTID FÖR PERSONUPPGIFTER
Timekeeper sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i denna policy. Vid avtalets upphörande kommer Timekeeper radera alternativt anonymisera dina uppgifter inom en rimlig tid efter uppsägning, om inte annan svensk eller europeisk lag, domstol eller myndighet säger något annat. Dina uppgifter kan sparas baserat på intresseavvägning om det finns säkerhets- eller ekonomiska skäl. Hur länge dina personuppgifter som användare lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in. Uppgifter i Tjänsten raderar administratörer, men vid de fall det inte finns en teknisk funktion för radering behöver din kontoägare kontakta oss. Personuppgifter som behandlas för fakturering av tilläggstjänster sparas så länge det krävs som underlag till bokföringen. Uppgifter som samlas in när du kontaktar oss lagras så länge du är kund hos oss för att fullgöra vårt åtagande. Vid avslutad kundrelation kan vi lagra det baserat på intresseavvägning som bevismaterial ifall det skulle uppstå problem.
DINA RÄTTIGHETER
Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år, förutsatt att du har berättigade skäl, begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om de krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen. Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Integrationsmyndigheten, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända direktmarknadsföring.
HAR DU FRÅGOR? Har du frågor om denna policy och behandlingen av dina personuppgifter, vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på webbplatsen samt via den chattfunktion som finns tillgänglig i Tjänsten